Ilmiantajien politiikka
1. Tarkoitus
Tämän ilmiantajien käytännön tarkoituksena on selittää menettely, jolla ilmoituksia tehdään yrityksen ilmiantajien järjestelmässä.
Yhtiö haluaa, että kaikilla työntekijöillä on mukava tehdä ilmoituksia. Lisäksi yhtiö haluaa puolueettoman ja riippumattoman osapuolen vastaanottavan ja käsittelevän kuulutuksia, minkä vuoksi järjestelmän toteuttaa Whistleblower Legal ApS.
Ilmiantajien järjestelmä antaa yrityksen työntekijöille mahdollisuuden ilmoittaa suhteista turvallisesti ja nimettömästi. Ilmiantajien järjestelmä olisi nähtävä täydentävänä yrityksen päivittäistä viestintää. Yhtiö arvostaa suoraa, avointa viestintää johdon ja työntekijöiden välillä, mutta jos työntekijä tai muut, joilla on suhde yritykseen tai muut, joilla on suhde yritykseen, haluavat ilmaista mielipiteensä nimettömästi, he voivat käyttää ilmiantajajärjestelmää.
2. Kuka voi tehdä hälytyksen?
Whistleblower-järjestelmää voivat käyttää kaikki yhtiön työntekijät, mukaan lukien hallituksen ja johtoryhmän jäsenet.
Lisäksi väärinkäytösten paljastajien järjestelmää voivat käyttää muut luonnolliset henkilöt, jotka ovat saaneet käyttöönsä työhön liittyvän toimintansa yhteydessä ilmoitetut tiedot ja jotka kuuluvat johonkin seuraavista yritykseen etuyhteydessä olevista henkilöryhmistä;
- Itsenäiset ammatinharjoittajat
- yrityksen osakkeenomistajat ja johtokunnan, hallituksen, hallintoneuvoston tai vastaavan ylimmän hallintoelimen jäsenet;
- vapaaehtoiset,
- palkatut ja palkattomat harjoittelijat,
- toimittajien ja alihankkijoiden työntekijät;
- yrityksen entiset työntekijät, toimittajat ja alihankkijat;
- henkilöt, joiden työolot eivät ole vielä alkaneet ja jotka ilmoittavat rikkomuksista, joihin he ovat päässeet käsiksi työsuhteen tai muiden sopimusta edeltävien neuvottelujen aikana.
3. Mitä ehtoja voidaan ilmoittaa?
Hälytyksen sisältö on ratkaisevan tärkeä sen kannalta, kuuluuko se ilmiantajien järjestelmien piiriin. 2. Edellä 2 kohdassa tarkoitetut työntekijät tai muut etuyhteydessä olevat henkilöt, jotka tietävät tai epäilevät vakavan suhteen syntymistä, voivat ilmoittaa ilmiantajien järjestelmässä.
Edellytykset, jotka kuuluvat yhtiön ilmiantajajärjestelmän piiriin, voivat olla esimerkiksi:
- Vakavat rikokset
- Esimerkiksi kavallus, lahjonta, varkaus, petos jne.
- Muut vakavat sairaudet
- Rikkomukset, seksuaalinen häirintä, väkivalta, törkeät salassapitovelvollisuuden rikkomukset jne.
- EU:n sääntöjen rikkominen, jotka on lueteltu EU:n ilmiantajadirektiivissä.
- Ympäristönsuojelu, liikenneturvallisuus, elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus ja tuoteturvallisuus jne.
Luettelossa ei mainita kaikkia suhteita, mutta on yksin esimerkkejä. Jos työntekijä tai joku, jolla on suhde yritykseen, on epävarma, yritys kannustaa tekemään ilmoituksen. Kaikki hälytykset arvostetaan ja käsitellään luottamuksellisesti ja niiden vaatimalla huolella.
Hälytyksen riittävän tutkinnan suorittamiseksi työntekijän tai muiden, joilla on suhde yritykseen, tulisi antaa mahdollisimman paljon yksityiskohtia ja tietoja, samoin kuin kannustamme työntekijää tai muita, joilla on suhde yritykseen, pitämään silmällä nimetöntä postilaatikkoa järjestelmässä.
Tavanomaiset työolosuhteet, kuten tyytymättömyys palkkaan, työsuhde-etuuksiin jne., Ei oteta huomioon, ja ne hylätään. Täällä oleva yritys kannustaa työntekijöitä menemään lähimpään johtajaan.
4. Kenestä voidaan ilmoittaa?
Jokainen, jolla on suhde yhtiöön, voidaan ilmoittaa, eli muut työntekijät, johtokunta, hallitus, toimittajat, yhteistyökumppanit jne.
Tärkeää on, onko hänellä suhde yritykseen.
5. Kuinka tehdä hälytys
Jos työntekijä tai joku, jolla on suhde yritykseen, haluaa tehdä ilmoituksen, tämä tapahtuu tämän portaalin kautta.
Linkki löytyy yhtiön verkkosivuilta.
Työntekijä tai muut, joilla on suhde yritykseen, voivat jättää raporttinsa nimettömänä, mutta heillä on myös mahdollisuus antaa nimi, posti jne. Työntekijä tai muut, joilla on suhde yritykseen, voivat kirjautua järjestelmän nimettömään postilaatikkoon samanaikaisesti ilmoituksen kanssa. Työntekijää tai ketään, jolla on suhde yritykseen, kannustetaan tallentamaan se ja tarkistamaan se säännöllisesti, jos työntekijä tai joku, jolla on suhde yritykseen, saattaa haluta olla käytettävissä selventämään kysymyksiä.
Ilmoitus voidaan tehdä kirjallisesti tai suullisesti portaalin kautta, samoin kuin työntekijä tai muut, joilla on suhde yritykseen, voivat ladata kuvia tai muuta materiaalia portaaliin. Portaaliin pääsee sekä puhelimen, iPadin että tietokoneen kautta.
Hälytyksiä ei voida tehdä muuten kuin ilmiantajien portaalin kautta. Siksi esimiehelle tai luotetuille työntekijöille lähetetty sähköposti ei sisälly.
Jos työntekijä tai muu yhtiöön liittyvä henkilö ei usko, että raportointi voidaan tehdä vakuuttavasti tai muista syistä ei halua käyttää yrityksen ilmiantajajärjestelmää, työntekijä tai muut yritykseen liittyvät voivat käyttää tietosuojaviraston ulkopuolista ilmiantojärjestelmää. Tiedotus ja raportointi tapahtuu www.whistleblower.dk
6. Kuinka käsitellä hälytystä
Whistleblower Legal ApS (sitten Whistleblower Legal) valitsee yritys toteuttamaan yrityksen ilmiantajien järjestelmää. Kun hälytys tehdään, Whistleblower Legalin työntekijä suorittaa alustavan seulonnan siitä, kuuluuko ilmoitettu suhde ilmiantajien järjestelmään.
Jos käy ilmi, että kuulutus ei kuulu ilmiantajajärjestelmän piiriin esimerkiksi siksi, että sen tekee henkilö, joka ei ole yrityksen työntekijä, perusteeton tai koska se ei käsittele ilmiantajajärjestelmää, ilmoitus hylätään. Ilmoituksen tekijälle ilmoitetaan asiasta, ja ilmoitus poistetaan järjestelmästä pian sen jälkeen.
Jos katsotaan, että ilmoitettu seikka kuuluu tai saattaa kuulua ilmiantajajärjestelmän piiriin eikä tietoja ole annettu perusteettomina, ilmoittaja saa vahvistuksen ilmoituksesta seitsemän päivän kuluessa. Tämän jälkeen Whistleblower Legal ottaa yhteyttä yrityksen luotettavaan työntekijään lisätutkimuksia varten.
Jos katsotaan, että yrityksen ensisijainen luotettava työntekijä on epäpätevä, toissijaiseen luotettavaan työntekijään otetaan yhteyttä. Yrityksen luotettu työntekijä aloittaa nyt tutkinnan suhteesta. Tutkimus suoritetaan yrityksen sisäisesti, ja sillä voi olla vaikutuksia henkilöön/henkilöihin, joita raportointi koskee.
Kun sisäinen tutkimus on valmis, Whistleblower Legal ilmoittaa lähettäjälle tapauksen lopputuloksesta. Tämä toimitetaan 3 kuukauden kuluessa siitä, kun Whistleblower Legal on vastaanottanut ilmoituksen.
Kun tutkimus on saatu päätökseen, tapaus poistetaan järjestelmästä, mutta jos tutkimus johtaa edelleen, se voidaan säilyttää hälytyksen sisältämän henkilön henkilöstökansiossa.
Jos tutkinnassa käy ilmi, että tapaus voi olla rikos, asiasta voisi tulla rikosilmoitus poliisille jatkotutkintaa varten. Jos näin tapahtuu, asia säilytetään järjestelmässä, kunnes asia on saatu päätökseen sekä poliisin että tuomioistuinten kanssa.
7. Järjestelmän väärinkäyttö
On tärkeää, että ilmiantajien järjestelmää ei käytetä tarkoituksellisesti vääriin arviointeihin viattomia henkilöitä vastaan. Siksi, kun työntekijä tekee hälytyksen, on tärkeää, että se annetaan hyvässä uskossa.
Yhtiö ei siedä, että työntekijä tekee tahallaan väärän ilmoituksen. Jos työntekijä tekee tietoisesti vääriä tietoja koskevan ilmoituksen, tällä voi olla oikeudellisia seurauksia, mukaan lukien työoikeudelliset seuraukset työntekijälle tai muille, joilla on suhde yritykseen.
8. Nimettömyys
Työntekijä tai muut, joilla on suhde yritykseen, voivat tehdä ilmoituksen nimettömästi haluttaessa. Hälytys on aina käsiteltävä luottamuksellisesti.
Jos annetaan tietoja, jotka tekevät lähettäjän nimettömyyden mahdottomaksi, hänen tietojaan käsitellään luottamuksellisesti.
Yhtiö kannustaa työntekijöitä käyttämään omaa puhelinta, tietokonetta tai vastaavaa hälytyksen tekemiseen, sillä yhtiö ei voi varmistaa, että mikään toimitettu IT-laite ei suorita automaattista kirjaamista.
9. Lähettäjän suoja
Työntekijä, joka tekee hälytyksen hyvässä uskossa, on suojattu kostotoimilta. Toisin sanoen työntekijä tai muut, joilla on suhde yritykseen, on suojattu raportoinnista johtuvilta haitallisilta seurauksilta. Jos jollakin on minkäänlaisia kielteisiä seurauksia ilmoituksen tehneelle henkilölle, yritys voi vastata siihen työoikeudellisilla seurauksilla.
10. Tietoturva
Whistleblower Legal käyttää Whistleblower Software ApS: tä järjestelmän toimittajana. Whistleblower Software ApS takaa järjestelmän turvallisuuden ja nimettömyyden täyttääkseen asetetut vaatimukset. Järjestelmä ei kirjaa IP-osoitteita ja kaikki tiedonsiirto ja tietojen tallennus on salattu.
Kaikki hälytykset pidetään turvallisesti järjestelmässä. Vain Whistleblower Legalin asiaankuuluva henkilö voi käyttää tietoja suorittaakseen ilmoituksen elinkelpoisuuden arvioinnin.
11. Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää järjestelmästä yleensä, Whistleblower Legal ApS: iin voi ottaa yhteyttä osoitteessa:
Puh. (+45) 4243 7020
Verkkosivustosta: www.whistleblower-legal.com
Sähköposti: kontakt@whistleblower-legal.com