Whistleblowerpolitik
1. Formålet
Formålet med denne whistleblowerpolitik er at forklare proceduren for indberetninger der bliver foretaget i virksomhedens whistleblowerordning.
Virksomheden ønsker at alle medarbejdere skal være trygge i at foretage indberetninger. Virksomheden ønsker ydermere at en uvildig og uafhængig part modtager og håndtere indberetningerne, hvorfor ordningen varetages af Whistleblower Legal ApS.
En whistleblowerordning giver medarbejderne i virksomheden mulighed for at anmelde forhold på en tryg og anonym måde. Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til den daglige kommunikation der er i virksomheden. Virksomheden værdsætter direkte, åben kommunikation mellem ledelsen og medarbejderne, men hvis medarbejderen ønsker at udtale sig om et forhold anonymt kan denne benytte whistleblowerordningen.
2. Hvem kan foretage indberetning?
Alle medarbejdere i virksomheden kan foretage indberetninger i virksomhedens whistleblowerordning.
3. Hvilke forhold kan der indberettes om
Indholdet af indberetningen er afgørende for om den bliver omfattet af whistleblowerordning. Medarbejdere med viden eller mistanke om at der er sket overtrædelse af et alvorligt forhold kan foretage indberetning i whistleblowerordningen.
Forhold der vil være omfattet af virksomhedens whistleblowerordning, kan fx være:
- Alvorlige lovovertrædelser
- Fx underslæb, bestikkelse, tyveri, bedrageri m.v.
- Øvrige alvorlige forhold
- Krænkelser, sexchikane, vold, grove overtrædelser af tavshedspligt m.v.
- Overtrædelse af EU-regler som oplistet i EU’s whistleblowerdirektiv.
- Miljøbeskyttelse, transportsikkerhed, fødevare- og fodersikkerhed og produktsikkerhed m.v.
Listen nævner ikke alle forhold, men er alene eksempler. Hvis medarbejderen er i tvivl, opfordrer virksomheden til at der foretages anmeldelse. Alle indberetninger værdsættes og håndteres fortroligt og med den omhu de kræver.
For at kunne foretage den tilstrækkelige undersøgelse af en indberetning, bør medarbejderen angive så mange detaljer og oplysninger som muligt, ligesom vi opfordre til at medarbejderen holder øje med den anonyme postkasse i systemet.
Forhold af almindelig arbejdsmæssig karakter som utilfredshed med løn, medarbejdergoder m.m. er ikke omfattet, og vil blive afvist. Virksomheden opfordrer her til at medarbejderne går til nærmeste leder.
4. Hvem kan der indberettes om
Der kan indberettes om alle med en relation til virksomheden dvs. andre ansatte, direktionen, bestyrelsen, leverandører, samarbejdspartnere m.v.
Det afgørende er om vedkommende har en relation til virksomheden.
5. Hvordan foretages der en indberetning
Hvis medarbejderen vil foretage en indberetning, sker dette via denne portal.
Linket findes på virksomhedens hjemmeside.
Medarbejderen kan indgive sin indberetning anonymt, men har også mulighed for at oplyse navn, mail m.v. Medarbejderen vil samtidig med indberetningen få en kode til at kunne logge på systemets anonyme postkasse. Medarbejderen opfordres til at gemme denne og kontrollere denne jævnligt, hvis medarbejderen måtte ønske at stå til rådighed for afklarende spørgsmål.
Indberetningen kan foretages skriftligt eller mundtligt via portalen, ligesom det er muligt for medarbejderen at uploade billeder eller andet materiale på portalen. Portalen kan tilgås via såvel telefon, IPad og computer.
Der kan ikke foretages indberetninger på anden måde end via whistleblowerportalen. En mail der sendes til ens leder eller de betroede medarbejdere er derfor ikke omfattet.
Hvis medarbejderen ikke mener at indberetningen kan foretages på betryggende vis, eller af andre årsager ikke ønsker at benytte virksomheden whistleblowerordning, så kan medarbejderen benytte Datatilsynets eksterne whistleblowerordning. Information og indberetning sker via
www.whistleblower.dk
6. Hvordan håndteres en indberetning
Whistleblower Legal ApS (herefter Whistleblower Legal) er valgt af virksomheden til at varetage virksomhedens whistleblowerordning. Når der bliver indgivet en indberetningen, vil en medarbejder fra Whistleblower Legal foretage en indledende screening af, om forholdet der anmeldes, er omfattet af whistleblowerordningen.
Hvis det viser sig at indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen, fordi den fx er indgivet af en person der ikke er medarbejder i virksomheden, ubegrundet eller fordi den ikke omhandler et forhold som er omfattet af whistleblowerordningen, vil indberetningen blive afvist. Den der foretager indberetningen vil blive informeret herom, og anmeldelsen vil kort herefter blive slettet i systemet.
Hvis det vurderes at det forhold der indberettes om er eller kan være omfattet af whistleblowerordningen, og at oplysninger ikke er givet ubegrundet, så vil indberetteren modtage en bekræftelse på anmeldelsen inden for 7 dage. Herefter vil Whistleblower Legal kontakte virksomhedens betroede medarbejder, med henblik på yderligere undersøgelser.
Hvis det vurderes at virksomhedens primære betroede medarbejder, er inhabil, vil den sekundære betroede medarbejder blive kontaktet. Den betroede medarbejder i virksomheden vil nu indlede en undersøgelse af forholdet. Undersøgelsen fortages internt i virksomheden og kan få konsekvenser for den eller de personer indberetningen vedrører.
Når den interne undersøgelse er færdig, vil Whistleblower Legal give indberetteren besked om sagens udfald. Dette vil blive givet senest 3 måneder efter Whistleblower Legal har kvitteret for anmeldelsen.
Når undersøgelsen er afsluttet, vil sagen blive slettet i systemet, men kan, hvis undersøgelsen fører til yderligere, blive opbevaret i personalemappen for den person indberetningen omfatter.
Hvis undersøgelsen viser at sagen kan være strafbar, vil der kunne blive tale om videregivelse til politiet for yderligere efterforskning. Hvis dette sker, vil sagen blive gemt i systemet indtil sagen er afsluttet hos såvel politiet som hos domstolene.
7. Misbrug af systemet
Det er vigtigt at whistleblowerordningen ikke benyttes til bevidst urigtige anmeldelser imod uskyldige personer. Når en medarbejder foretager en indberetning, er det derfor vigtigt, at denne gives i god tro.
Virksomheden tolererer ikke, at en medarbejder forsætligt foretager en falsk indberetning. Hvis en medarbejder bevidst indgiver en indberetning med falske oplysninger, kan dette få retlige konsekvenser herunder ansættelsesretlige konsekvenser for medarbejderen.
8. Anonymitet
Medarbejderen kan indgive indberetningen anonymt hvis dette ønskes. Indberetningen vil altid skulle behandles fortroligt.
Hvis der er angivet oplysninger som umuliggør indberetterens anonymitet, vil dennes oplysninger blive behandlet med fortrolighed.
Virksomheden opfordrer medarbejdere til at benytte egen telefon, computer eller lignende til at foretage indberetningen, da virksomheden ikke kan sikre at eventuelt udleveret IT-udstyr ikke foretager automatisk logning.
9. Indberetterens beskyttelse
En medarbejder der i god tro foretager en indberetning er beskyttet imod repressalier. Dvs. medarbejderen er beskyttet imod negative konsekvenser som følge af indberetningen. Hvis nogen udøver nogen form for negative konsekvenser imod den der har foretaget indberetningen, kan denne blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser af virksomheden.
10. Datasikkerhed
Whistleblower Legal benytter Whistleblower Software ApS som systemleverandør. Whistleblower Software ApS står inde for at sikkerheden og anonymiteten i systemet lever op til de krav der stilles. Systemet logger ikke IP-adresser og al datatransmission og lagring af data sker krypteret.
Alle indberetninger opbevares forsvarligt i systemet. Det er alene den relevante person hos Whistleblower Legal der kan tilgå oplysningerne, for at foretage en habilitetsvurdering af anmeldelsen.
11. Kontakt
Hvis du har spørgsmål til ordningen generelt, kan Whistleblower Legal ApS kontaktes på:
Tlf. (+45) 4243 7020
Hjemmeside:
www.whistleblower-legal.com
Mail:
kontakt@whistleblower-legal.com