Policy Visselblåsare
1. Syfte
Syftet med denna policy för visselblåsare är att förklara förfarandet vid larm/rapportering i företagets visselblåsarsystem.
Företaget prioriterar att alla anställda ska känna sig bekväma med att rapportera eventuella missförhållanden inom områden specificerade i kapitel 3. I tillägg vill företaget att en opartisk och oberoende part tar emot och hanterar inkommande larm. Därför hanteras och styrs systemet av Whistleblower Legal ApS.
Ett visselblåsarsystem gör det möjligt för anställda på företaget att rapportera möjliga missförhållanden på ett säkert och anonymt sätt. Visselblåsarsystemet bör ses som ett komplement till den dagliga kommunikationen som finns i företaget. Företaget värdesätter öppen kommunikation mellan ledning och anställda, men om den anställde vill kommentera ett möjligt missförhållande anonymt kan de använda visselblåsarsystemet.
2. Vem kan larma?
Alla anställda på företaget kan larma i företagets visselblåsarsystem liksom praktikanter, konsulter och aktieägare.
3. Vad kan du larma om?
Innehållet i rapporten kring missförhållandet är avgörande för huruvida den omfattas av systemet för visselblåsare. Anställda med kunskap eller misstanke om att ett seriöst missförhållande kan rapportera i visselblåsarsystemet.
Områden som kommer att omfattas av företagets visselblåsarsystem kan till exempel vara:
- Allvarliga brott
- Till exempel förskingring, mutor, stöld, bedrägeri etc.
- Andra allvarliga förhållanden
- Överträdelser, sexuella trakasserier, våld, grova brott mot konfidentialitet etc.
- Brott mot EU-regler som anges i EU:s visselblåsardirektiv
- Miljöskydd, transportsäkerhet, livsmedels- och fodersäkerhet och produktsäkerhet etc.
Listan nämner inte alla förhållanden och områden, utan är exempel. Om arbetstagaren är osäker uppmuntrar företaget att anmälan görs. Alla larm värderas och hanteras konfidentiellt och med den omsorg de behöver.
För att kunna genomföra en adekvat granskning av ett larm bör medarbetaren tillhandahålla så mycket detaljer och information som möjligt, liksom vi uppmuntrar medarbetaren att hålla ett öga på den anonyma brevlådan i systemet.
Villkor av ordinarie arbetskaraktär som missnöje med lön, ersättningar till anställda etc. är exkluderade i den här policyn här och kommer därför inte godtas. Företaget uppmuntrar istället anställda att kontakta närmaste chef, HR eller annan person i ledande befattning.
4. Vem kan rapporteras
Alla som har en relation till företaget kan rapporteras, dvs. övriga anställda, ledningen, styrelsen, leverantörer, samarbetspartners etc.
Det viktiga är om han eller hon har en relation med företaget.
5. Hur larmar man?
Om arbetstagaren vill göra en varning görs detta via denna portal. Länken finns på företagets hemsida liksom på vår SharePoint.
Medarbetaren kan lämna in sin anmälan anonymt, men kan också välja att ange namn och kontaktuppgifter. Medarbetaren kommer att kunna skapa en inloggning i systemets anonyma brevlåda samtidigt med anmälan. Den anställde uppmuntras att efter en eventuell anmälan kontrollera inkorgen regelbundet för att kunna svara på eventuella följdfrågor.
En anmälan kan göras skriftligen eller muntligt via portalen, och det är möjligt för medarbetaren att ladda upp bilder eller annat material på portalen. Portalen kan nås via både telefon, iPad och dator.
Inga larm om missförhållanden kan göras på annat sätt än via visselblåsarportalen. Ett e-postmeddelande som skickas till en chef andra betrodda medarbetare kommer som exempel därför inte att hanteras.
Om den anställde tror att anmälan inte kan göras på ett betryggande sätt, eller av andra skäl inte vill använda företagets visselblåsarsystem, kan den anställde anmäla detta till integritetsskyddsmyndighetens externa visselblåsarsystem på imy.se.
6. Hur man hanteras ett larm
Whistleblower Legal ApS (då Whistleblower Legal) har valts av företaget för att hantera företagets visselblåsarsystem. När en varning görs kommer en anställd från Whistleblower Legal att genomföra en första granskning för att bedöma om den anmälda situationen omfattas av visselblåsarsystemet.
Om det visar sig att registreringen inte omfattas av systemet för visselblåsare, till exempel på grund av att den lämnas in av en person som inte är anställd i företaget, är ogrundad eller på grund av att det ligger utanför systemet för visselblåsare så kommer anmälan att avslås. Den som gör anmälan kommer att informeras om detta och underrättelsen kommer kort därefter att raderas i systemet.
Om det anses att det rapporterade sakförhållandet omfattas eller kan omfattas av visselblåsarsystemet kommer avsändaren att få en bekräftelse på anmälan inom sju dagar. Efter detta kommer Whistleblower Legal att kontakta företagets betrodda medarbetare för ytterligare frågor.
Om det anses att företagets primära betrodda anställd är olämplig för det specifika ärendet, kommer den sekundära betrodda medarbetaren att kontaktas. Den betrodda medarbetaren i företaget kommer nu att inleda en utredning av förhållandet kring larmet. Utredningen genomförs internt inom företaget och kan få konsekvenser för den eller de personer som rapporteringen avser.
När den interna utredningen är klar kommer Whistleblower Legal att meddela avsändaren om resultatet av ärendet. Detta kommer att tillhandahållas inom 3 månader efter att Whistleblower Legal har mottagit anmälan.
När utredningen är avslutad raderas ärendet i systemet men kan, om utredningen leder till ytterligare åtgärder, förvaras i personalmappen för den person som registreringen avser.
Om utredningen visar att ärendet kan vara ett brott kan det lämnas ut till polisen för vidare utredning. Om detta händer kommer ärendet att lagras i systemet tills ärendet är avslutat med polisen såväl som med domstolsväsendet.
7. Missbruk av systemet
Det är viktigt att visselblåsarsystemet inte används för avsiktligt falska omdömen mot oskyldiga personer. Därför, när en anställd larmar, är det viktigt att det görs i god tro.
Företaget tolererar inte att en anställd avsiktligt gör en falsk rapport. Om en anställd medvetet lämnar in en falsk informationsrapport kan detta kan leda till arbetsrättsliga konsekvenser för arbetstagaren.
8. Anonymitet
Medarbetaren kan lämna larma anonymt om så önskas och måste alltid behandlas konfidentiellt.
Om information tillhandahålls som gör det omöjligt att anonymisera avsändaren, kommer dennes information att behandlas konfidentiellt.
Om du föredrar det så kan du använda din egen telefon, dator eller liknande för att larma, eftersom företaget inte kan säkerställa att någon tillhandahållen IT-utrustning inte utför automatisk loggning. Däremot kommer företaget aldrig använda den automatiska loggningen för annat än vid misstänkt brottslighet eller allvarligt brott mot företages policyer.
9. Skyddet för avsändaren
En anställd som larmar i god tro skyddas mot repressalier. Det vill säga att arbetstagaren är skyddad mot negativa konsekvenser till följd av rapporteringen. Om någon utövar någon form repressalier mot den som har gjort rapporteringen kan det leda till rättsliga och/eller arbetsrättsliga konsekvenser.
10. Datasäkerhet
Whistleblower Legal använder Whistleblower Software ApS som systemleverantör. Whistleblower Software ApS garanterar systemets säkerhet och anonymitet för att uppfylla de krav som ställs. Systemet loggar inte IP-adresser och all dataöverföring och lagring av data krypteras.
Alla inkommande larm hanteras säkert i systemet. Endast den berörda personen på Whistleblower Legal kan få tillgång till informationen för att kunna göra en utvärdering av anmälan.
11. Kontakt
Om du har några frågor om systemet i allmänhet kan Whistleblower Legal ApS kontaktas på:
Tfn. (+45) 4243 7020
Hemsida:
www.whistleblower-legal.com
E-post:
kontakt@whistleblower-legal.com