Whistleblowerpolitik
1. Formål
Formålet med denne varslerpolitikken er å forklare prosedyren for varsler i selskapets varslerordning.
Selskapet ønsker at alle ansatte skal være komfortable med å varsle. Videre ønsker selskapet at en upartisk og uavhengig part skal motta og håndtere varslene, og det er grunnen til at ordningen gjennomføres av Whistleblower LegalApS.
En varslerordning gjør det mulig for ansatte i selskapet å rapportere forhold på en trygg og anonym måte. Varslerordningen bør sees på som et supplement til den daglige kommunikasjonen det er i selskapet. Selskapet verdsetter direkte, åpen kommunikasjon mellom ledelse og ansatte, men hvis den ansatte eller andre med et forhold til selskapet eller andre med et forhold til selskapet ønsker å uttrykke sin mening anonymt, kan de bruke varslerordningen.
2. Hvem kan varsle?
Varslerordningen kan brukes av alle ansatte i selskapet, inkludert styremedlemmer og hovedstyret.
I tillegg kan varslerordningen brukes av andre fysiske personer som har fått tilgang til opplysningene som er rapportert i forbindelse med sin arbeidsrelaterte virksomhet, og som tilhører en av følgende grupper av personer knyttet til foretaket,
- Selvstendig næringsdrivende,
- Aksjonærer og medlemmer av hovedstyret, styret, tilsynsstyret eller det tilsvarende forvaltningsorganet i foretaket,
- frivillige,
- lønnede og ubetalte traineer,
- ansatte hos leverandører og underleverandører;
- tidligere ansatte i selskapet, av leverandører og underleverandører;
- personer hvis arbeidsforhold ennå ikke er påbegynt, og som rapporterer informasjon om overtredelser de har fått tilgang til under ansettelsesprosessen eller andre forhandlinger før kontrakten.
3. Hvilke forhold kan rapporteres?
Innholdet i varselet er avgjørende for om det omfattes av varslerordninger. Ansatte eller andre nærstående personer nevnt i nr. 2 med kjennskap til eller mistanke om at et seriøst forhold har inntruffet, kan melde fra i varslerordningen.
Vilkår som omfattes av selskapets varslerordning kan for eksempel være:
- Alvorlige lovbrudd
- For eksempel underslag, bestikkelser, tyveri, svindel, etc.
- Andre alvorlige forhold
- Brudd, seksuell trakassering, vold, grove brudd på taushetsplikten, etc.
- Brudd på EUs regler som er oppført i EUs varslerdirektiv.
- Miljøvern, transportsikkerhet, mat- og fôrsikkerhet og produktsikkerhet, etc.
Listen nevner ikke alle forhold, men er alene eksempler. Hvis den ansatte eller noen med et forhold til selskapet er i tvil, selskapet oppfordrer til at varselet blir gitt. Alle varsler blir verdsatt og håndtert konfidensielt og med den omsorg de trenger.
For å gjennomføre en tilstrekkelig undersøkelse av et varsel, bør den ansatte eller andre med et forhold til selskapet gi så mye detaljer og informasjon som mulig, samt vi oppfordrer den ansatte eller andre med et forhold til selskapet til å holde øye med den anonyme postkassen i systemet.
Vilkår av vanlig arbeidsmessig karakter som misnøye med lønn, ytelser til ansatte osv. Er ekskludert og vil bli avvist. Selskapet her oppfordrer ansatte til å gå til nærmeste leder.
4. Hvem kan rapporteres om?
Alle som har et forhold til selskapet kan rapporteres, dvs. andre ansatte, hovedstyret, styret, leverandører, samarbeidspartnere osv.
Det som betyr noe er om han eller hun har et forhold til selskapet.
5. Hvordan lage et varsel
Hvis den ansatte eller noen med et forhold til selskapet ønsker å varsle, gjøres dette gjennom denne portalen.
Koblingen finner du på selskapets nettside.
Arbeidstakeren eller andre med et forhold til selskapet kan sende inn sin rapport anonymt, men har også mulighet til å oppgi navn, post osv. Den ansatte eller andre med et forhold til selskapet vil kunne logge på systemets anonyme postkasse samtidig som varselet. Den ansatte eller noen som har et forhold til selskapet oppfordres til å lagre det og sjekke det regelmessig hvis den ansatte eller noen som har et forhold til selskapet kanskje ønsker å være tilgjengelig for å avklare spørsmål.
Meldingen kan gjøres skriftlig eller muntlig via portalen, i tillegg til at det er mulig for den ansatte eller andre med et forhold til selskapet å laste opp bilder eller annet materiale på portalen. Portalen kan nås via både telefon, iPad og datamaskin.
Ingen varsler kan gjøres på annen måte enn via varslerportalen. En e-post sendt til ens leder eller de betrodde ansatte er derfor ikke inkludert.
Dersom den ansatte eller andre med tilknytning til selskapet ikke mener at rapporteringen kan gjøres betryggende eller av andre grunner ikke ønsker å bruke selskapets varslerordning, kan den ansatte eller andre med tilknytning til selskapet benytte Datatilsynets eksterne varslerordning. Informasjon og rapportering skjer via www.whistleblower.dk
6. Hvordan håndtere et varsel
Whistleblower Legal ApS (da Whistleblower Legal) velges av selskapet til å gjennomføre selskapets varslerordning. Når et varsel blir gjort, en ansatt fra Whistleblower Legal vil gjennomføre en innledende screening av om forholdet som er varslet er dekket av varslerordningen.
Hvis det viser seg at varselet ikke omfattes av varslerordningen fordi den for eksempel er innlevert av en person som ikke er ansatt i selskapet, ubegrunnet eller fordi det ikke omhandler en varslerordning, vil varselet bli avvist. Personen som sender meldingen vil bli informert om dette, og meldingen vil kort tid etter bli slettet i systemet.
Dersom det vurderes at det faktum som rapporteres er eller kan være omfattet av varslerordningen og at opplysningene ikke er gitt ubegrunnet, vil innsenderen motta en bekreftelse på varselet innen 7 dager. Etter dette vil Whistleblower Legal kontakte firmaets betrodde medarbeider, for ytterligere henvendelser.
Hvis det anses at selskapets primære pålitelige medarbeider er inhabil, vil den sekundære pålitelige medarbeideren bli kontaktet. Den pålitelige medarbeideren i selskapet vil nå starte en etterforskning av forholdet. Undersøkelsen utføres internt i selskapet og kan ha implikasjoner for personen (e) rapporteringen gjelder.
Når den interne etterforskningen er fullført, vil Whistleblower Legal varsle innsenderen om utfallet av saken. Dette vil bli gitt innen 3 måneder etter at Whistleblower Legal har mottatt varselet.
Når etterforskningen er fullført, saken vil bli slettet i systemet, men hvis etterforskningen fører til videre, kan den oppbevares i personalmappen til personen varselet inkluderer.
Dersom etterforskningen viser at saken kan være straffbar, kan det bli opplyst til politiet for videre etterforskning. Hvis dette skjer, vil saken bli lagret i systemet til saken er avsluttet hos politiet så vel som hos domstolene.
7. Misbruk av systemet
Det er viktig at varslerordningen ikke brukes til bevisst falske anmeldelser mot uskyldige personer. Derfor, når en ansatt gjør et varsel, er det viktig at det blir gitt i god tro.
Selskapet tolererer ikke en ansatt med vilje å lage en falsk rapport. Hvis en ansatt bevisst sender inn en falsk informasjonsrapport, dette kan ha juridiske konsekvenser, inkludert ansettelsesjuridiske konsekvenser for den ansatte eller andre med et forhold til selskapet.
8. Anonymitet
Den ansatte eller andre med et forhold til selskapet kan sende varselet anonymt hvis ønskelig. Varslingen vil alltid måtte behandles konfidensielt.
Hvis det gis informasjon som gjør det umulig å anonymisere innsenderen, vil hans informasjon bli behandlet med konfidensialitet.
Selskapet oppfordrer ansatte til å bruke sin egen telefon, datamaskin eller lignende for å varsle, da selskapet ikke kan sikre at noe gitt IT-utstyr ikke utfører automatisk logging.
9. Innsender beskyttelse
En ansatt som gjør et varsel i god tro, er beskyttet mot represalier. Det vil si at den ansatte eller andre med et forhold til selskapet er beskyttet mot negative konsekvenser som følge av rapporteringen. Hvis noen utøver noen form for negative konsekvenser mot personen som har foretatt rapporteringen, kan det bli møtt med ansettelsesjuridiske konsekvenser av selskapet.
10. Datasikkerhet
Whistleblower Legal bruker Whistleblower Software ApS som systemleverandør. Whistleblower Software ApS garanterer sikkerheten og anonymiteten til systemet for å oppfylle kravene som stilles. Systemet logger ikke IP-adresser, og all dataoverføring og lagring av data er kryptert.
Alle varsler holdes sikkert i systemet. Bare den aktuelle personen hos Whistleblower Legal kan få tilgang til informasjonen for å gjennomføre en levedyktighetsvurdering av varselet.
11. Kontakt
Hvis du har spørgsmål til ordningen generelt, kan Whistleblower Legal ApS kontaktes på:
Tlf. (+45) 4243 7020
Hjemmeside:
www.whistleblower-legal.com
Mail:
kontakt@whistleblower-legal.com